Il 7 marzo 2001 è entrato in vigore il D.P.R. 445 del 28 dicembre 2000, recante il Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.

I certificati che possono essere sostituiti da una dichiarazione in carta semplice e senza necessità dell'autenticazione della firma sono:

• data e luogo di nascita
• residenza
• cittadinanza
• godimento dei diritti civili e politici
• stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero
• stato di famiglia
• esistenza in vita
• nascita del figlio
• decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente
• iscrizione in albi o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni
• appartenenza a ordini professionali
• titolo di studio, esami sostenuti
• qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica
• situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali
• assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto
• possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria
• stato di disoccupazione
• qualità di pensionato e categoria di pensione
• qualità di studente
• qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili
• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo
• tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio
• non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa
• di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali
• qualità di vivenza a carico
• tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile
• di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

Non devono pertanto essere più richiesti i suindicati certificati dagli organi della pubblica amministrazione nonché dai gestori di pubblici servizi, e dai privati che vi consentono.

Fatte salve le eccezioni previste per legge, tutti gli stati, qualità personali o fatti, non compresi nel precedente elenco, sono comprovati dall'interessato, a titolo definitivo, mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.

L'autenticazione della sottoscrizione, di qualsiasi istanza o dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, s'intende soddisfatta, attraverso la sottoscrizione in presenza del dipendente addetto, o mediante la procedura semplificata, con invio delle medesime, unitamente alla fotocopia non autenticata del documento di identità del sottoscrittore.

E' necessario procedere all'autenticazione della firma, da parte del notaio, cancelliere, segretario comunale, dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco, se l'istanza o la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà è presentata a privati ovvero se i predetti atti sono presentati agli organi della pubblica amministrazione ed ai gestori di servizi pubblici al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici.

La mancata accettazione dell'autocertificazione costituisce violazione dei doveri d'ufficio.

Non sono sostituibili con l'autocertificazione i sottoelencati documenti:

• certificati medici, sanitari, veterinari
• certificati di origine e conformità alle norme comunitarie
• brevetti e marchi

La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà che il dichiarante rende nel proprio interesse, può riguardare anche stati, qualità personali o fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.

Tale dichiarazione può riguardare anche il fatto che la copia di una pubblicazione, un titolo di studio o di servizio, un documento fiscale che deve essere obbligatoriamente conservato, un atto o documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, è conforme all'originale.

Sono acquisiti d'ufficio gli estratti degli atti di stato civile e i certificati anagrafici necessari per la celebrazione del matrimonio.

Sono sempre acquisiti d'ufficio dalle amministrazioni pubbliche e dai gestori di pubblici servizi i certificati relativi a stati, qualità o fatti personali che possono essere autocertificati mediante una dichiarazione sostitutiva di certificazione, ovvero previa indicazione da parte dell'interessato, dell'amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti.

Le amministrazioni sono tenute a procedere ad idonei controlli, anche a campione, sulla veridicità delle dichiarazioni rese dai cittadini.

Qualora dal controllo emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguiti, fermo restando l'applicazione delle sanzioni penali previste.

La dichiarazione nell'interesse di chi si trovi in una situazione di impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo stato di salute, è sostituita dalla dichiarazione contenente espressa indicazione dell'esistenza di un impedimento, resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale, previo accertamento dell'identità del dichiarante.

Tale procedura semplificata è esclusa in materia di dichiarazioni fiscali.

L'autocertificazione è consentita anche ai cittadini comunitari, relativamente ai cittadini extracomunitari è ammessa nei confronti di coloro che sono autorizzati a soggiornare in Italia. Tali dichiarazioni possono essere utilizzate limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti attestabili o certificabili da soggetti pubblici.

I certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneità rilasciato dal medico di base valido per l'intero anno scolastico.